Başarılı agile projelerin en belirgin özelliklerinden birisi de ofis organizasyonu ve değişik iletişim kanalları vasıtası ile oluşturulan “osmotic knowledge acquisition”dır. Peki bu iletişim kanalları nelerdir? Hangi temel özelliklere sahiplerdir? Her biri ne yarar sağlamaktadır? Bu iletişim kanallarının yöntemleri veya üzerine bina edildikleri teknoloji ne olursa olsun etkinliklerini belirleyici en temel özellik, sundukları bilginin ne kadar rahat ve hızlı biçimde etrafa yayılabildiği, bilgiye erişimin en az külfetle gerçekleştirilebilmesidir. Alistair Cockburn bunu “information radiator” kavramı ile açıklıyor. Cockburn’ün tanımına göre sizin bilgiyi almak için herhangi bir ilave çaba sarf etmenize gerek yoktur. Bilgi sizin önünüze fırlatılır veya ansızın karşınıza çıkar. Bilgiden haberdar olmak için sarf edilmesi gereken enerji çok düşüktür. İki nedenden dolayı bu tür bir iletişim metodu önemlidir. Bilgi sürekli değişmekte, yenilenmekte ve yinelenmektedir. Bu değişikliklerden, yeniliklerden ve tekrarlardan sürekli haberdar olunması önemlidir.
Çalıştığım proje ve ekiplerdeki gözlemlerime dayanarak tespit edebildiğim iletişim yöntemlerini listelemeye ve bunlarla ilgili kısa yorumlar yapmaya çalıştım. Proje ekibinin bilgi paylaşımında ve iletişiminde etkin rol oynayan yöntemler şu şekilde sıralanabilir.
Yüz yüze iletişim: Bu kesinlikle en etkili iletişim yöntemidir. En tercih edilen yöntem de olması gerekir. Ancak projelerde yüz yüze etkin ve sağlıklı bir iletişim ortamı kurmak pek çok nedenden ötürü mümkün olmuyor. Bu nedenler hem fiziksel hemde psikolojik olabilir. Binanın yapısı, ekibin ofis içindeki dağılımı, çalışma yerlerinin birbirine olan uzaklığı, uygun toplantı yerlerinin olmaması vb. nedenler yüz yüze iletişimi olumsuz yönde etkileyen fiziksel faktörler olabilir. Bunun yanında ekip bireylerinin bilgi birikimleri, tecrübeleri, sorulan sorulara cevap verme tavırları ve isteklilikleri, soru sorma ve bilmediklerini öğrenme konusunda medeni cesaretleri, tartışma kültürleri vb. nedenler de olayın psikolojik boyutunu şekillendirmektedir. Hatta ekip içindeki bireylerin dünya görüşeri, ilgi alanları ve cinsiyet farklılıkları bile proje ile ilgili karşılıklı iletişim kurmada engel veya yardımcı olabilmektedir.
E-posta aracılığı ile iletişim: Projelerde en yoğun biçimde kullanılan yöntemlerden biridir. Herhangi bir konu hakkında ilgili kişileri bilgilendirmek, sorunlardan haberdar etmek kolay ve hızlıdır. Ancak bu iletişim yöntemi ile ortaya çıkan bilginin ve deneyimin proje sürecine kapsamlı ve kalıcı biçimde yayılması pek mümkün olmamaktadır. Bilgi süreç içinde mesajlar yoluyla öylece, genellikle herhangi bir yapıya ve düzene sahip olmadan ortaya konmaktadır, ancak daha sonra aynı konu ile ilgili diğer üyelerin bunlardan kolay ve hızlı biçimde yararlanması da çok kolay olmamaktadır.
Mesaj grupları ve forumlar: E-posta ile haberleşmenin bir ileri adımı olarak kabul edilebilir. Üretilen bilginin ekip üyelerine daha sistemli ve kapsamlı biçimde yayılmasını sağlar. Bilginin ve deneyimin proje süreci içinde tekrar erişilmesi ve kullanılması açısından e-postalardan daha faydalıdır. Bilgi ve deneyim bir noktada birikmeye başlamıştır. Ancak bilginin üretildiği ve paylaşıldığı değişik kaynak ve formatlar mevcut olabilir. Bütün bunların mesaj grupları veya forumlar ile erişime sunulması çok kolay olmamaktadır. Bilginin zaman içerisinde uğradığı değişikliklerin buradaki kopyalarına yansıtılması e-postada olduğu gibi pek mümkün değildir. Bu nedenle paylaşılan bilgi güncelliğini yitirebilmekte ve bilgi kirliliğine yol açabilmektedir.
Bilgi tabanları, issue ve bug tracking sistemleri: Proje genelinde, herhangi bir süreç sırasında üretilen bilgi, merkezi bilgi tabanlarında toplanabilir. Üretilen bilgi ekip üyeleri tarafından tek noktan ve istendiğinde onlara atanacak yetkiler dahilinde erişime sunulabilir. Bilgi kalıcıdır ve zaman içerisinde güncelliğini yitirmesi söz konusu olduğunda değiştirilebilir veya silinebilir. Bilginin ortaya çıkan yeni anlayış ve gelişmeler ışığında yeniden yapılandırılması söz konusu olabilir, istenilen formatta çıktısı alınabilir. Bütün bir bilgi tabanı üzerinde sorgulama yapılabilir. Bilginin en yoğun biçimde üretildiği süreçlerden biri yazılım geliştirme aşamasıdır, bu aşamada ortaya çıkan işlerin, problemlerin takibi amacı ile kullanılan issue ve bug tracking sistemlerine bu işler, problemler ve çözüm yolları ile ilgili pek çok faydalı bilgi girilmektedir. Bunların yanında ortaya konulan çözümler ve geliştirilen ürünlerle ilgili belge, doküman, kullanım kılavuzu vb. ürünlerde bu bilgi tabanları üzerinde saklanıp, ekibin tümünün kullanımına sunulabilir. Bu tür merkezi bilgi tabanlarında bilginin güvenliği ve bütünlüğü önemli bir konudur. Bu tür sistemlere örnek olarak Confluence, JIRA, Bugzilla, XPlanner gibi ürünler gösterilebilir. Burada değişik sistemler arasında entegrasyon da çok önemli bir avantaj oluşturmaktadır.
MSN, Jabber ve Yahoo Messenger tarzı canlı(online) iletişim araçları: Projedeki ekip elemanları arasında anında iletişim kurmayı sağlayabilen sistemlerdir. Bu tür canlı iletişim platformları ile ekip üyeleri arasında telekonferanslar düzenlemek, problem ve çözümler ile ilgili çeşitli bilgi, doküman vb. paylaşmak mümkündür. Birden fazla kullanıcının aynı anda yazışması durumunda, katılımcılardan hangisinin o anda söz aldığının diğer bütün katılımcılar tarafından rahatlıkla algılanabilmesi katılımcılar arasındaki iletişimin kesintiye uğramadan sürdürülebilmesi için önemli bir özellik olacaktır.
Güzelim eski telefonlarımız (Plain Old Telephone): Bahsedilen diğer iletişim araçları ile diyalog kurmanın mümkün olmadığı, ihtiyaç duyulan bilgiye erişilemediği durumlarda herzaman telefon elimizin altındadır. Aslında basit iletişim ihtiyaçları için e-mail’den daha çok tercih edilmesi, ekip üyeleri arasında sağlıklı bir iletişim atmosferi kurulabilmesi açısından daha faydalı olacaktır.
Story wall: Yazılım geliştirme ekibi, üzerinde çalıştığı kullanıcı hikayelerini küçük kartlara yazar ve bunları bütün ekibin görebileceği bir yere, genellikle de ofisin duvarlarına asar. Hikaye kartları daha başlanmamışlar, üzerinde çalışılanlar, test ekibine gönderilenler vb. şeklinde gruplara ayrılmıştır. Proje ekibinin hangi konular üzerinde çalıştığı, nelerin tamamlandığı, nelerin ise henüz daha beklemede olduğu projenin bütün katılımcıları tarafından rahatlıkla erişilebilir durumdadır. Yazılım geliştiriciler, proje yöneticileri ve müşteriler arasında projenin geldiği durum, ekibin halihazırda üzerinde çalıştığı ve yakın gelecekte üzerinde çalışılması planlanan konularla ilgili ortak bir anlayış oluşması ve iletişimin bunun üzerine daha kolay ve sağlıklı kurulması mümkün olmaktadır.
Sizin bu yöntemler hakkındaki görüş ve deneyimleriniz nelerdir?