Bu güne kadar katıldığım çok az toplantının kısa ve öz gerçekleştiğini gözlemlemişimdir. Toplantılar genellikle uzar, bir kaç saat sürer ve toplantıdan da yorgun argın çıktığınız için neredeyse o gün mesai saati içerisinde neredeyse hiç birşey yapamazsınız. Toplantıları verimsiz hale pek çok neden sayabiliriz, ancak benim top 5’im şu şekilde:
- Toplantı saatlerine riayet edilmemesi: Örneğin sabah 09:00 da toplanıyoruz denir. Ancak saat 09:30 olmuştur, ama daha katılımcılardan bazıları toplantı salonuna teşrif etmemişlerdir. Öğle arasından sonra planlanan toplantılarda da benzer sorun yaşanır. Saat 13:00’da toplanıyoruz denmiştir, ancak saat 13:30 olmuştur, ama hala bazı katılımcılar öğlen yemeğinden dönmemişlerdir. Aslında günün hangi saati olursa olsun toplantılarımız neredeyse hiç bir zaman planlandığı saatte başlamaz, her seferinde bir kaç 10 dakika sarkma mutlaka olur.
- Toplantıya katılanların sayısının çokluğu: 10-15 kişinin katıldığı toplantıları çok görmüşümdür. Sanki milli güvenlik kurulu toplanıyor sanırsınız. Bu tür katılımcı sayısının çok olduğu toplantılarda ikili üçlü grupların kendi aralarında diyaloglara girmelerine sıkça rastlanır. Toplantı gündemi dışına kolayca çıkılır, her grup kendi içerisinde konu ile de alakalı olmayan konular üzerinde tartışır. Böyle kalabalık toplantılarda her kafadan farklı bir ses çıkması da toplantının yol haritasını hemen rayından çıkartabilir, her kafadan bir ses çıkar, hele olaya hakim bir toplantı yöneticisinin olmadığı durumlarda bir kaç saat sonra dağılırken hala bir karar alınamadığına şahit olabilirsiniz.
- Toplantı gündeminin yoğun olması: Çoğu zaman birden çok derin mevzu tek bir toplantıda ele alınmaya çalışılır. Toplantılar uzar, saatler, hatta gün boyu sürer. Birkaç saat süren bir toplantının içerisinde her katılımcının zamanının ve enerjisinin büyük bir bölümü heba olur. Bazen gündemde hiç olmayan konular sırf hadi bir araya gelmişken şunu da konuşalım diyerek gündeme alınır, orada bu konuyla hiç alakası olmayan katılımcılarda dakikalarca tenis maçı seyreder gibi bir oraya bir buraya bakarak hadi bitsede gitsek diye söylenirler.
- Toplantı sırasında çalan cep telefonları: Toplantı sırasında gelen çağrılara cevap vermek toplantıyı tam anlamı ile sabote etmektir. Konu üzerinde tartışırken çalan bir cep telefonu ve “çok özür diliyorum, bir saniye” diyerek diyaloğu kesmenin yada konuşan kimsenin dikkatini dağıttığını bile bile telefona cevap vermenin nasıl bir özrü olabilir anlamıyorum. Toplantıya girmeden evvel cep telefonlarının sessize alınması ve gelen çağrılara hiçbir şekilde toplantı odasında cevap verilmemesi şart olmalı diye düşünüyorum. Zaten arayanın kim olduğunu çoğu zaman görüyorsunuz ve ilk molada kendisini arayıp neden aradığını sorabilirsiniz.
- Toplantıya getirilen laptoplar: Artık hemen her toplantıda onları görüyoruz. Toplantı başında dakikalarca katılımcıların her birisinin laptoplarını açmalarını, network’e bağlanmalarını, bağlanamadı iseler sorunu gidermelerini bekliyoruz. Toplantı sırasında da bu laptoplar başka işlerle meşgul olma aracı oluveriyorlar. Toplantıda canı sıkılanların İnternet’te surf yaptıklarına, gelen maillerine cevap yazarken toplantı konusundan gittikçe koptuklarına daha sonrada “orasını kaçırmışım, tekrar eder misiniz?” dediklerine çokça şahit olmuşumdur. İhtiyacı olmayanların dizüstü bilgisayarları toplantı odası dışında tutulmalı diyorum.
Toplantıları daha verimli hale getirmeyle ilgili Scott Berkun’un 22 minute meeting isimli yazısında da benim top 5’imden maddeler gördüğümde verimsiz toplantıların her yerde bir problem olduğunu anladım. Aşağıdaki resimde de daha verimli toplantılar için 8 adım çok güzel özetlenmiş.